ワークショップ形式で楽しくプロジェクトを進める方法

プロジェクトを円滑に進めるためには、プロジェクトの目的やゴール、スコープや制約条件などプロジェクトを定義し、それをメンバー間で共有することと同時に、プロジェクト・メンバーが作業の場を共にする時間をいかに増やすかが重要だと思っています。
作業の場の共有に関しては、発注先企業と業務を委託された企業の垣根を越えて、いかに問題点を共有できるか、そして、その問題解決のために頭と身体を使った作業をいっしょに行えるかどうかが肝心だと思います。

それにはワークショップ形式でプロジェクトを進めるというのも1つの方法でしょう。

ワークショップ形式でプロジェクトを進める

クライアントといっしょに「ああでもない、こうでもない」といいながら具体的な作業を行うことはプロジェクトにとっては非常に有意義なことだと思います。

例えば、ユーザー行動調査の結果を元にユーザー行動を分析する際にもKJ法(親和図)を用いてクライアントといっしょにユーザー行動の構造を分析する作業をしたり、ペルソナやシナリオを作成するためのブレーンストーミングにもクライアントに参加してもらっていっしょにいろんなアイデアを出し合い、それをホワイトボードなどを使いながら整理していく。

そうした作業の場の共有は、一方的にこちらからの提案をプレゼンテーションして確認してもらうよりは、クライアントも自分たちのプロジェクトであることを認識してくれやすくなりますし、何より作業自体を楽しんでもらえます

他にもダーティープロトタイプ、ペーパープロトタイプの作成などであれば、クライアントの目の前でいっしょに作業をするくらいのほうがプロジェクトに一体感も出ますし、何よりクライアントもいっしょに考える場を共有することで、作業の手戻りや意見の食い違いなども起こりにくくなります
ワークショップ形式でのプロジェクト推進は一見面倒なようにも思いますが、実際にやってみると、クライアントにも満足してもらいやすいのではないかと感じています。

可視化や構造化など情報デザインの技術を使ったファシリテーション

もちろん、楽しく作業をしてもらうためには、それなりに作業の場を盛り上げていくためのファシリテーションの工夫も必要です。

ファシリテーションに関しては、ちゃんと学んだことがないのでまったくの自己流ではありますが、基本的には、以下のことを注意すれば、そこそこ場のファシリテーションはうまくいくのではないかと思っています。

  • 参加者それぞれの意見をちゃんと拾ってあげる
  • それぞれの意見を整理した形で参加者に理解してもらえるよう、ホワイトボードやポストイットを使って可視化&構造化してあげる
  • 構造化の方法としてはKJ法(親和図法)を用い、時系列や要素間の依存関係などを明示してあげる
  • ラダーリング法の手法を用いて、意見の深堀り(どうしてそう思うか、具体的にはどんなことを指しているか、など)をして、発言者の思考をサポートしてあげる
  • 実物や写真などを見ながら話すようにする。参加者が知らなかったりした場合はすぐに検索して、写真などを見せてあげる。

こんな点に注意すれば、そこそこ協働作業の場は盛り上がります。

ファシリテーションする人にとって大事なことは、自分で方向性をディレクションしようとするのではなく、参加者のさまざまな意見をできるだけ大きく統合しようとするつもりで、可視化や構造化など情報デザインの技術を使って場を盛り上げていくことなのかなと思ったりします。

ワークショップ形式での利点

あとは協働作業を行う際には、一度にあんまり多くのことを決めようとしないで、決まった時間内であらかじめ決めた分だけのゴールに到達できるように、1度のワークショップを計画することが大事かなと思います。
1回の作業があまりに多すぎたり、終了時間を決めずにワークショップを行ってしまうと成果や楽しさよりも、疲れや途中でダレてしまったりというマイナス面のほうが大きくなってしまったりもするので注意が必要です。

そうしたワークショップを数回繰り返すことで、プロジェクトのあるフェーズが完了するような形でデザインしておけば、スケジュールが大きくズレることもないですし、常に関係者全員で確認しながらいっしょに作業をしているので、どんでん返しが起こる可能性も少なくなります。

もちろん、ワークショップの場だけですべての作業が行えるわけではなく、ワークショップの場で議論するための情報収集作業や、ホワイトボードやポストイットを使ったKJ法の結果をドキュメント化するような作業は別途発生します。ただ、そうした作業はほとんど考えずにできることが多いので、そんなに苦労はしません。

ワークショップをする利点は、本来、苦労したり、苦労してもうまくいかなかったりする部分の作業を、クライアントもまきこんでクライアントにも作業をしてもらったり、協働作業にすることであとで作業の手戻りが発生しにくい状況をつくれる点だと思います。
それに何より、先にも書いたとおり、うまくワークショップを行えれば、その過程自体をクライアントが楽しんでくれ、満足してくれることが多いというのが最大のメリットじゃないでしょうか。

やっぱり仕事をするなら、お客さんに満足してもらいたいし、楽しんでもらいたいと思います。それに自分たちでもワークショップ形式の仕事は楽しいので、これはなかなか良い方法だなと感じています。

まずは社内から

みなさんもぜひ一度ワークショップ形式の協働作業を試してみてはどうでしょうか。
まずは社内からやってみるといいのではないかと思います。
おすすめです!

丁寧に時間と心がかけられた仕事をするためのワークスタイル」を確立し、新しい仕事の方法を実現していくためにも、さまざまな人をまきこんだ協働作業の場を生み出す実践的なワークスタイルが求められているのではないかと思うんです。

 

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