最近、いろいろ仕事が立て込んでいて忙しいんですけど、抱えてる本数が多いほど、会議の回数も多くて、それに時間がとられ忙しさが倍増します。
そんなとき、何のシナリオもゴールもなく進められる会議って本当に不毛で、イライラします。
特に会議の途中で「この会議のゴールは？」とかいう声を聞くと、よけいに腹が立ちます。そんな質問してるくらいだったら、自分でゴール設定をしてくれてもいいくらい。傍観者かよ？って思うこともあります。
会議をデザインする
で、思うのはやっぱり有意義な会議を効率よく進めるためには、会議もきちんとデザインしないとダメだよねって思います。僕が思う会議をデザインする上でのポイントはこの３つかな。
- 1.ゴールはもちろんシナリオも描く
- さっきも書きましたが、「この会議のゴールって何？」という質問がでる会議が多い。はじめにアジェンダが用意されててもやっぱり「ゴールは何？」って質問が出たりします。
でもね。必要なのはアジェンダじゃなくて、ゴールまで至るシナリオだと思うんですよ。アジェンダとシナリオがどこが違うかっていうと、アジェンダってただ会議でしゃべる内容を順番で並べただけでそれがゴールにいたる道筋には必ずしもなっていない。一方のシナリオっていうのは、内容を記述するんじゃなくて、どういう手順でゴールまで話し合いを導いていくのかって戦略を時系列で描いたもの。アジェンダじゃなく、シナリオがないと、なかなかゴールには至れないと思います。
- 2.資料の準備よりその場での記述
- よく会議用の資料の作成に時間をかけちゃう場合ってありますよね。で、せっかく作った資料だからってその説明に時間がかかっちゃう。でも、それって会議の目的とは異なってる場合が多い。資料をつくるのは悪くないけど、それはあくまで参考で、できれば事前に配布して目を通しておいてっていうくらいでいい。その場で資料をはじめてみて、それについてはじめて考えるなんてことは無駄以外の何ものでもありません。だって、資料の中身について考えることなんて、事前にいくらでも一人でできるんだから、あえて複数人が集合した会議中にやることではありません。
会議中にやるべきことは複数人が集まってしかできないそれぞれの考えの交換です。でも、考えを口でいうだけだと話の焦点がブレるので、ホワイトボードに書いたり、各自に大きめのポストイットを渡して考えを書いてもらって、それをペタペタはっていくなどをしないとダメです。ようは口頭での意見が空中で行方不明にならないように、何かに記述して目に見える形にするわけです。
そうすると話の内容がブレたりしにくく、「あれ？何の話してたっけ」みたいな時間のロスも減ります。なので、ホワイトボードに書きながら司会をする人を会議ではひとり用意したほうがいいと思います。
- 3.その場で考えるんじゃなく事前にあらかじめ考えてくる
- 会議を単なる情報交換のために招集しようとする人がいます。はっきりいってはた迷惑です。で、そういう人に限って情報交換といいつつ、ギブ＆テイクではなく、一方的に情報を収集しようとしたりします。おいおい、情報交換っていうなら、そっちも提供する情報を考えてきてくれって本当に思います。
で、そういう情報交換の場でなくても、人が集まって会議をするんだから、事前にひとりで考えられることは先に考えてきてほしいと思います。何かの問題を解決するための会議で、その場ではじめてその問題をどう解決するかを考えようとする人がいます。そういう人が多いといざそれぞれの考えを語ってもらおうとしても、その時点ではじめて考え始めるので、まったくまとまりのないことを話しはじめることになります。そうなるといくらホワイトボードを駆使して見える化を行おうとしても、その人ひとりの意見をまとめるための記述になってしまったりすることが多い。いやいや、自分の考えだけなら自分ひとりで先にまとめてきてくださいよって思います。だって、それをまとめる時間、他の人は待ち状態になったり、途中で意見をはさむから余計に考えがまとまらなくなったりで、とんでもない時間のロスが発生します。
会議は複数人でやるものなんだから、複数人でやるメリットこそを最大限に引き出す必要があると思います。それにはそれぞれがすでにまとまっている自分の考えを披露することからはじめないと非効率です。それぞれの意見が出揃ったところから、複数の意見を融合して、新しい考えを生み出していくことで、ゴールを達成することこそ複数人でやる会議の意味でしょう。
他にも、会議を効率よく効果的なものにデザインするために有効な方法はあるかもしれません。
でも、この３つのポイントを抑えて、なんとなく成り行きまかせに会議を進めるのではなく、きちんとデザインした（意図した）上で会議を進めると、無駄な時間もずいぶん減るはずです。
こういう会議みたいな日常のインタラクティブな場をデザインできるようになると、ユーザーとモノのインタラクションを考えるコツもつかめてくるんだと思うけどな、なんてことも思ったりします。
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